Una delle prime installazioni digitali completamente integrate National Early Warning Score (NEWS2) del Regno Unito è stata implementata con successo utilizzando la tecnologia dei segni vitali di Mindray. Si tratta di un sistema salvavita che contribuirà ad accelerare il rilevamento del peggioramento dello stato di salute dei pazienti gravi presso il Lancashire Teaching Hospitals NHS Foundation Trust.
Il Lancashire Teaching Hospitals NHS Foundation Trust è uno dei primi ospedali ad aver utilizzato la tecnologia digitale per implementare un nuovo standard nazionale progettato per contribuire a migliorare la sicurezza dei pazienti.
Il National Early Warning Score (NEWS), documentato per la prima volta dal Royal College of Physicians nel 2012 e successivamente rivisto nel 2017, sotto forma di NEWS2, si basa su un semplice sistema di punteggio incentrato su sei parametri fisiologici: frequenza respiratoria, temperatura, saturazione di ossigeno, pressione sanguigna sistolica, frequenza cardiaca e livello di coscienza. Questo punteggio è stato tarato per coloro che necessitano di ossigeno e per i pazienti con insufficienza respiratoria ipercapnica (solitamente dovuta a BPCO).
Oltre il 76% degli ospedali del NHS ha ora implementato NEWS2 ma ancora molti lo registrano manualmente su carta. Il protocollo è stato sviluppato per fornire a tutti gli operatori sanitari NHS un linguaggio comune e una serie coerente di misure per diagnosticare i pazienti e riconoscerne il peggioramento. Questa standardizzazione mira a eliminare le variazioni nell'approccio medico e, potenzialmente, salvare vite umane.
Tuttavia, uno studio[1] ha evidenziato che il 34,5% di tutte le misurazioni eseguite manualmente erano incomplete o avevano un early warning score aggregato in modo errato. Per aiutare a mitigare questo rischio, il Lancashire Teaching Hospitals ha fatto un ulteriore passo avanti con lo strumento NEWS2 incorporandolo in oltre 350 monitor di segni vitali Mindray, aiutando a eliminare la necessità di trascrizione manuale, riducendo in definitiva gli errori e migliorando l'accuratezza dei calcoli.
Il sistema completamente elettronico viene ora utilizzato su tutti i dispositivi di monitoraggio Mindray del Royal Preston Hospital e del Chorley District Hospital, assicurando che le misurazioni dei pazienti siano immediatamente consultabili nei registri informatici dell'ospedale. Sono quindi i primi ospedali del Paese a disporre di dispositivi per i segni vitali elettronici NEWS2 completamente conformi e integrati.
Trovare una soluzione
Il Lancashire Teaching Hospitals NHS Foundation Trust ha iniziato a collaborare con Mindray nel 2015, per l'implementazione di una versione elettronica del National Early Warning Score, insieme alla registrazione digitale dei segni vitali. La Fondazione ha ottenuto finanziamenti attraverso il "Nursing Technology Fund", un'iniziativa introdotta dal governo inglese nel 2012 per sostenere gli investimenti nella tecnologia digitale progettata per aiutare il personale infermieristico a lavorare in modo più "flessibile ed efficace", aumentando al contempo la sicurezza dei pazienti e riducendo la documentazione cartacea.
Il Lancashire Teaching Hospitals NHS Foundation Trust ha pubblicato una gara d'appalto per sostituire tutti suoi monitor dei segni vitali e fornire report digitali per NEWS. Durante le prove dei dispositivi VS-900 di Mindray, l'ospedale è rimasto colpito dalla facilità con cui il personale poteva accedere agli esami di base e all'early warning score, un fattore significativo nell'assegnazione del contratto. Inoltre, il monitor dei segni vitali VS-900 può essere facilmente collegato tramite connessioni Wi-Fi e cablate al sistema di cartelle cliniche elettroniche tramite eGateway di Mindray.
Per il Lancashire Teaching Hospitals NHS Foundation Trust, il sistema Mindray è stato configurato in modo che i valori NEWS e dei segni vitali potessero essere inviati direttamente dal monitor del paziente posto letto al sistema EPR dell'ospedale. Questo approccio consente al team multidisciplinare di visualizzare i segni vitali elettronici da qualsiasi reparto o unità.
La maggior parte degli eventi critici, come gli arresti cardiaci, sono preceduti da segnali di avvertimento da 6 a 8 ore prima dell'evento, rendendo essenziale la diagnosi precoce di questi segni. Utilizzando un sistema elettronico, i risultati del paziente vengono calcolati automaticamente e salvati direttamente nel sistema informatico dell'ospedale, riducendo errori e ritardi. La scansione di un codice QR sul braccialetto del paziente mostra i dati demografici del paziente per un riconoscimento efficiente e senza errori.
Un approccio collaborativo
Mentre il Royal College of Physicians stabilisce che certi parametri impostati devono essere incorporati per il calcolo NEWS, gli ospedali vogliono che vengano aggiunti i propri parametri per ottenere un quadro completo dello stato del paziente e dell'assistenza clinica prevista. Mindray è stata in grado di configurare lo schermo per fornire una soluzione su misura e soddisfare i requisiti richiesti dal cliente. Ciò include la possibilità di inserire informazioni sulla modalità di erogazione dell'ossigeno, ovvero tramite maschera facciale o cannula nasale, così come l'emissione di messaggi di allarme specifici per la fondazione come, ad esempio, chi contattare in caso di emergenza e a quale numero.
Una funzionalità del sistema prevede anche allarmi codificati a colori (verde, ambra e rosso) per fornire al personale clinico un'indicazione visiva rapida dello stato del paziente e l'azione appropriata richiesta, in base al punteggio di allarme.
Il personale clinico può inserire anche altre informazioni come la frequenza respiratoria, la produzione di urina, la temperatura e se il paziente è vigile e presenta dolore. Ciò significa che per calcolare il punteggio di allarme il personale non deve più inserire i dati degli esami svolti in un documento cartaceo e lasciare l'area clinica per inserirli manualmente in un PC. Tutte queste informazioni possono essere rapidamente inserite e analizzate direttamente sul monitor posto letto.
Evitando passaggi manuali così dispendiosi in termini di tempo, come annotare i risultati su carta e digitarli poi su un computer, la Fondazione consente agli operatori sanitari di avere tempo utile per le cure, aiutandoli a trascorrere più tempo di qualità con i propri pazienti. Alcuni studi hanno dimostrato che l'acquisizione elettronica dei segni vitali del paziente può dimezzare il tempo necessario rispetto al processo manuale.
Mindray ha lavorato in stretta collaborazione con la Fondazione per evitare potenziali problemi di integrazione con altre apparecchiature e reti informatiche. Ha inoltre contribuito alla formazione degli utenti finali garantendo loro sicurezza nell'uso del nuovo protocollo e della nuova tecnologia e facendo in modo che il sistema venisse installato nel modo più agevole possibile. Aiutare la Fondazione a gestire il cambiamento è stato un aspetto altrettanto importante e Mindray ha svolto un ruolo chiave nel garantire che il personale comprendesse appieno l'importanza del passare al digitale per migliorare l'efficienza delle procedure e la sicurezza dei pazienti.
Dopo aver gestito con successo il passaggio alla registrazione digitale dei segni vitali e l'introduzione del protocollo NEWS, Mindray è stata nuovamente invitata a collaborare con la Fondazione all'implementazione di NEWS2.
Implementazione di NEWS2
Nel 2017, il Royal College of Physicians (RCP) ha annunciato che il protocollo NEWS2 avrebbe previsto una serie di modifiche, tra cui:
- una nuova sezione sul grafico NEWS2 per valutare il valore della saturazione di ossigeno per i pazienti con insufficienza respiratoria ipercapnica (spesso definita di "tipo 2") e garantire la prescrizione adeguata di ossigeno supplementare in caso di necessità;
- riconoscere l'importanza di uno stato confusionale (o delirio) come segno di un peggioramento clinico potenzialmente importante;
- un forte accento sul potenziale utilizzo del NEWS per identificare sepsi gravi in pazienti con infezione nota o sospetta, o ad alto rischio di infezione. I pazienti con un valore NEWS pari a o superiore di 5, infatti, hanno un'elevata probabilità di peggiorare e di avere esiti clinici non soddisfacenti e necessitano di valutazione e intervento urgenti.
La Lancashire Teaching Hospitals NHS Foundation Trust si è ripromessa di iniziare a utilizzare il protocollo NEWS2 prima della data limite del 31 marzo 2019. Pertanto, la Fondazione ha installato il protocollo aggiornato su circa 350 monitor in tempistiche rapide al fine di raggiungere il proprio obiettivo nell'ambito del finanziamento CQUIN.
Requisiti di idoneità per CQUIN
CQUIN, o Commissioning for Quality and Innovation, è un sistema introdotto nel Regno Unito nel 2009 per subordinare una parte del fatturato degli operatori nel campo della sanità alla dimostrazione di miglioramenti nella qualità e nell'innovazione in aree specifiche. Mindray ha aiutato la Fondazione a raggiungere questo obiettivo: l'aggiornamento di tutti i 350 dispositivi di monitoraggio in soli 7 giorni.
"Per risultare idonei a ottenere il finanziamento CQUIN, ci siamo impegnati nell'evidenziare la capacità del sistema di rilevare tempestivamente eventuali peggioramenti nei pazienti, in particolare per la sepsi, utilizzando il valore NEWS2", ha affermato Susan Birch, Project manager della Fondazione.
"Ora possiamo affermare con certezza che tutti gli esami hanno un punteggio NEWS2 calcolato correttamente", aggiunge Vicky Burton. "Il calcolo accurato dei punteggi NEWS2 consente al nostro personale di seguire il piano d'azione del protocollo stesso e intensificare l'assistenza come richiesto, entro il periodo di tempo consigliato".
"Si tratta di una soluzione digitale ottimale per la sicurezza del paziente".
Gli utenti clinici hanno accolto con favore il passaggio al punteggio NEWS2 automatizzato e hanno notato la capacità del sistema Mindray di migliorare l'efficienza e aumentare la sicurezza dei pazienti:
"Avere la possibilità di inserire in tempo reale i segni vitali direttamente nelle cartelle cliniche elettroniche dei pazienti (EPR) è un enorme vantaggio", ha commentato Eleanor Leadbeater, Change Agent clinica presso la Lancashire Teaching Hospitals NHS Foundation Trust. "Se il punteggio NEWS2 del paziente è critico, il monitor posto letto mostrerà un'escalation dei valori e verranno visualizzati messaggi di avviso: il sistema mostrerà all'utente cosa fare in base ai fattori fisiologici del paziente".
Per Leadbeater, avere un early warning score standardizzato a livello nazionale è inestimabile: "Se un paziente viene trasferito da un altro operatore sanitario con un punteggio di allarme completo, si sa esattamente cosa significa: stiamo parlando tutti la stessa lingua".
"Si tratta di una soluzione digitale ottimale per la sicurezza del paziente", aggiunge Janet Young, responsabile della fornitura di programmi digitali presso gli ospedali universitari del Lancashire, sottolineando che il sistema automatizzato esclude tutta una serie di passaggi che potrebbero aggiungere rischi. I dati raccolti dalla tecnologia Mindray stanno aiutando la Fondazione a identificare le aree di formazione, favorendo così il miglioramento della qualità dell'assistenza.
Inoltre, l'interazione tra il dashboard e l'EPR aiuta a dare la priorità ai pazienti che richiedono un'escalation, consentendo alla Fondazione di incanalare le proprie risorse in modo più efficiente.
"È un fattore particolarmente utile per i medici di guardia, che possono trovarsi ovunque all'interno della Fondazione e per i responsabili della cura di un gran numero di pazienti", ha osservato Birch.
"Prima che gli esami effettuati fossero consultabili tramite il sistema EPR, il medico di guardia doveva chiamare il reparto", spiega il dottor Omar Ali, assegnista di informatica clinica. "E farlo era davvero stressante a volte, perché gli infermieri erano spesso impegnati con i pazienti e non potevano rispondere subito. Prima di implementare il sistema Mindray, raccogliere tutti i dati rilevanti di un paziente richiedeva molto tempo, mentre ora, potendo accedere subito agli esami, i medici di guardia sono in grado di stabilire le priorità e guadagnare tempo prezioso".
Un'implementazione veramente collaborativa
Poiché il personale sanitario utilizzava i dispositivi sui pazienti, l'aggiornamento ha richiesto un'attenta pianificazione del progetto e comunicazione a tutti i reparti per garantire la sicurezza del paziente e la continuità del servizio durante tutto il processo. Mindray si è impegnata per condurre tutti i test clinici, configurando e aggiornando tutti i monitor in una sola settimana.
"Per 12 ore al giorno abbiamo lavorato in collaborazione con la Fondazione percorrendo fisicamente tutti i reparti con il team clinico e il team di progetto per trovare e aggiornare ogni singolo monitor", ha affermato il dottor Omar Ali. "Normalmente questo processo avrebbe richiesto diversi mesi, ma abbiamo fatto tutto il possibile per assicurarci di rispettare la scadenza estremamente impegnativa richiesta dalla Fondazione".
In tempi brevissimi, Mindray ha dovuto riscrivere i messaggi dell'interfaccia per installare NEWS2, che ha subito modifiche significative, nonché aggiornare tre server eGateway. La capacità del team di ricerca e sviluppo di approntare un cambiamento software così significativo, adattando NEWS2 sul VS-900, in tempi record, è stato un risultato impressionante.
Il coinvolgimento di Mindray, però, è andato ben oltre il potenziamento delle apparecchiature di monitoraggio. È stato compiuto ogni sforzo per garantire una transizione graduale al nuovo protocollo per gli utenti finali: "Per il personale clinico, il passaggio a NEWS2 è avvenuto con semplicità. È stato ampliato a tutta la Fondazione ed è stato accolto molto bene, senza lamentele o preoccupazioni", ha osservato Birch.
Mentre la direzione dell'ospedale distribuiva poster ed e-mail informativi, Mindray ha lavorato fianco a fianco con la Fondazione per garantire che il personale clinico venisse informato dei cambiamenti.
Mindray ha collaborato attivamente con i responsabili di reparto, spiegando loro le varie differenze e l'interfaccia del software affinché si sentissero sicuri e pronti alla transizione ed evitando eventuali incertezze o potenziali rischi clinici.
"Siamo stati supportati egregiamente dal team Mindray durante questo passaggio", ha commentato Burton. "Mindray ha accolto i nostri suggerimenti e ha integrato le nostre idee nel software per fornire una configurazione NEWS2 completa con tutto ciò che serviva alla Lancashire Teaching Hospitals NHS Foundation Trust. Il team si è impegnato tantissimo nel fornire un prodotto dagli standard estremamente elevati".
"In particolare, abbiamo spiegato come selezionare un paziente classificato come "Livello uno" o "Livello due". Se classificate come "Livello uno", le condizioni del paziente sono "normali" mentre con "Livello due" si intendono i pazienti con insufficienza respiratoria o BPCO. Questo aspetto ha rappresentato la sfida principale per la formazione e abbiamo dovuto garantire che il personale fosse pienamente consapevole di questa sottile differenza, sia durante il periodo di implementazione sia dopo. Aggiornare tutto il personale sanitario in un lasso di tempo così breve ha richiesto un approccio molto pratico", ha affermato James Swarbrick, Account manager territoriale di Mindray UK.
"Il servizio offerto da Mindray è stato molto professionale e reattivo", conferma Young. "Il progetto è stato realizzato nei tempi e nelle modalità previste. Prima che il sistema diventasse attivo, Mindray ha fatto tutto il possibile per assicurarsi che fossimo pronti per l'implementazione. Ha eseguito dimostrazioni pratiche di una versione beta durante le riunioni con i direttori e caposala affinché potessero familiarizzare con l'interfaccia del software."
Guardando al futuro
La Fondazione è passata dall'acquisto ad hoc di poche unità, all'implementazione di una grande quantità di dispositivi di monitoraggio lavorando a stretto contatto con Mindray per sviluppare una soluzione su misura.
Vicky Burton, ha rivelato che i cambiamenti previsti per il futuro sono già in atto: insieme al team Mindray stanno lavorando all'implementazione nei monitor anche dei punteggi PEWS (Pediatric Early Warning Scores).
"Aiutare a migliorare i risultati dei pazienti e l'efficienza infermieristica sono obiettivi chiave di qualsiasi sistema di monitoraggio dei segni vitali", ha concluso Young.
"Il nostro sistema è attivo da marzo e siamo in grado di dimostrare con statistiche molto positive i vantaggi che sta già dando al supporto della sicurezza e dell'assistenza ai pazienti. Questo progetto è stato una grande collaborazione tra gli ospedali universitari del Lancashire e il team di Mindray. Non avremmo davvero potuto realizzarlo senza questo immenso lavoro di squadra."
———— Janet Young
Responsabile della fornitura di programmi digitali
Lancashire Teaching Hospitals NHS Foundation Trust
Riferimenti:
[1] Clifton, D A, et al, ‘Errors’ and omissions in paperbased early warning scores: the association with changes in vital signs – a database analysis, BMJ Open, (2015)