Een van de eerste volledig geïntegreerde digitale NEWS2-installaties (National Early Warning Score) in het Verenigd Koninkrijk is met succes uitgerold met behulp van de technologie van Mindray voor vitale waarden en zal bijdragen aan een snellere detectie van verslechteringen bij ernstig zieke patiënten in de Lancashire Teaching Hospitals NHS Foundation Trust, wat uiteindelijk levens zal redden.
De Lancashire Teaching Hospitals NHS Foundation Trust is een van de eerste ziekenhuizen die digitale technologie heeft gebruikt om een nieuwe nationale norm in te voeren om de veiligheid van de patiënt te verbeteren.
De National Early Warning Score (NEWS) - voor het eerst gedocumenteerd door het Royal College of Physicians in 2012 en later herzien in 2017, in de vorm van NEWS2 - is gebaseerd op een eenvoudig scoresysteem dat is gericht op zes fysiologische parameters: ademhalingssnelheid, temperatuur, zuurstofverzadiging, systolische bloeddruk, polsslag en bewustzijnsniveau. Deze score is gecorrigeerd voor mensen die zuurstof nodig hebben en ook voor patiënten met hypercapnisch respiratoir falen (meestal te wijten aan COPD).
Meer dan 76% van de ziekenhuizen in de NHS heeft nu NEWS2 geïmplementeerd, maar veel ziekenhuizen registreren gegevens nog handmatig op papier. Het protocol werd ontwikkeld om alle zorgverleners in de NHS een gemeenschappelijke taal en een consistente reeks maatregelen te bieden om patiënten te diagnosticeren en verslechtering te herkennen. Deze standaardisatie van een gemeenschappelijk instrument heeft tot doel variaties in de zorg weg te werken en zo mogelijk levens te redden.
In één studie[1] werd er echter op gewezen dat tot 34,5% van alle handmatige observatiesets onvolledig waren of een onjuiste geaggregeerde score voor vroegtijdige waarschuwing hadden. Om dit risico te verkleinen heeft Lancashire Teaching Hospitals het NEWS2-instrument een stap verder gebracht door het te integreren in meer dan 350 Mindray-monitoren voor vitale waarden, zodat handmatige transcriptie niet meer nodig is en er uiteindelijk minder fouten worden gemaakt en berekeningen nauwkeuriger zijn.
Het volledig elektronische systeem wordt nu gebruikt op alle Mindray-monitoringapparaten in het Royal Preston Hospital en het Chorley District Hospital, zodat observaties van patiënten onmiddellijk beschikbaar zijn in de IT-dossiers van het ziekenhuis. Daarmee zijn ze een van de eerste ziekenhuizen met volledig conforme, geïntegreerde NEWS2-apparaten voor e-vitale waarden in het land.
Een oplossing zoeken
De Lancashire Teaching Hospitals NHS Foundation Trust begon in 2015 voor het eerst samen te werken met Mindray aan de implementatie van een elektronische versie van de National Early Warning Score, naast digitale registratie van vitale waarden. De Trust heeft met succes financiering verkregen via het 'Nursing Technology Fund', een initiatief dat in 2012 door de Britse regering is geïntroduceerd om investeringen te ondersteunen in digitale technologie, die is ontworpen om verplegend personeel te helpen 'flexibeler en effectiever' te werken. Tegelijkertijd wordt de patiëntveiligheid verhoogd en het papierwerk verminderd.
De Lancashire Teaching Hospitals NHS Foundation Trust heeft een aanbesteding uitgeschreven om al zijn monitoren voor vitale waarden te vervangen en digitale, papierloze rapportage voor NEWS te bewerkstelligen. Tijdens het testen van de VS-900-apparaten van Mindray was het ziekenhuis onder de indruk van het gemak waarmee het personeel basisobservaties kon visualiseren naast de score voor vroegtijdige waarschuwing, een belangrijke factor bij de gunning van het contract. Bovendien kan de VS-900-monitor voor vitale waarden gemakkelijk worden aangesloten op het elektronische patiëntendossiersysteem via eGateway van Mindray, zowel via wifi als een bekabelde verbinding.
Voor de Lancashire Teaching Hospitals NHS Foundation Trust werd het Mindray-systeem zo geconfigureerd dat de waarden voor NIEUWS en vitale functies rechtstreeks van de patiëntmonitor aan het bed naar het EPD-systeem van het ziekenhuis konden worden gestuurd. Dankzij deze aanpak kunnen e-vitale signalen vanaf elke afdeling door het multidisciplinaire team worden bekeken.
De meeste kritieke gebeurtenissen, zoals hartstilstand, worden 6 tot 8 uur voor de gebeurtenis voorafgegaan door waarschuwingssignalen, waardoor de vroege detectie van deze symptomen essentieel is. Door gebruik te maken van een elektronisch systeem worden de patiëntresultaten automatisch berekend en rechtstreeks in het IT-systeem van het ziekenhuis opgeslagen, wat fouten en vertragingen beperkt. Door een QR-code op de polsband van de patiënt te scannen, worden de demografische gegevens van de patiënt weergegeven voor een efficiënte validatie en vermindering van het risico op fouten.
Een gezamenlijke aanpak
Hoewel het Royal College of Physicians voorschrijft dat vaste parameters worden opgenomen voor de berekening van de NEWS, wilden de ziekenhuizen hun eigen parameters toevoegen om een volledig beeld te krijgen van de status en klinische zorg van de patiënt. Mindray kon het scherm configureren om een oplossing op maat te bieden die precies aan de eisen van de klant voldeed. Dit omvatte de mogelijkheid om informatie in te voeren over de wijze waarop zuurstof werd toegediend, d.w.z. via een gezichtsmasker of een neuscanule, evenals om waarschuwingsberichten te verstrekken die specifiek zijn voor de Trust, zoals wie er gebeld moet worden en op welk nummer in geval van nood.
Een kenmerk van het systeem is ook dat waarschuwingen met kleurcodes (groen, oranje en rood) het klinisch personeel snel een visuele indicatie geven van de status van de patiënt en van de actie die volgens de waarschuwingsscore moet worden ondernomen.
Klinisch personeel kan ook aanvullende informatie invoeren, zoals ademhalingssnelheid, urineproductie, temperatuur en of de patiënt alert is en pijn heeft. Dit betekent dat het personeel niet langer al deze waarnemingen op een papieren kaart hoeft in te voeren en de klinische ruimte moet verlaten om deze gegevens handmatig op een aparte pc in te voeren om de waarschuwingsscore te berekenen. Al deze informatie kan snel via de monitor aan het bed worden ingevoerd en geanalyseerd.
Door de handmatige, tijdrovende stappen te elimineren, zoals het noteren van resultaten op papier en het intypen ervan op een computer, helpt de Trust om verplegingstijd weer vrij te maken voor zorg. Zo kunnen zorgverleners meer quality time met hun patiënten doorbrengen. Uit sommige studies is gebleken dat het elektronisch vastleggen van de vitale waarden van een patiënt tot een halvering van de tijd kan leiden in vergelijking met een handmatig proces.
Mindray heeft nauw samengewerkt met de Trust om mogelijke problemen rond de integratie met andere apparatuur en de eigen IT-netwerken van de Trust te voorkomen. Ook heeft Mindray geholpen met het opleiden van eindgebruikers om ervoor te zorgen dat iedereen vertrouwd was met het nieuwe protocol en de nieuwe technologie, en de installatie zo soepel mogelijk te laten verlopen. Het helpen van de Trusts bij het beheren van veranderingen was ook een belangrijk aspect hiervan en Mindray heeft geholpen om ervoor te zorgen dat het personeel precies begreep hoe papierloos werken de efficiëntie en patiëntveiligheid kon verbeteren.
Na de succesvolle overgang naar digitale registratie van vitale waarden en de invoering van het NEWS-protocol, werd Mindray uitgenodigd om opnieuw met de Trust samen te werken bij de implementatie van NEWS2.
Implementatie van NEWS2
In 2017 kondigde het Royal College of Physicians (RCP) aan dat het NEWS2-protocol een aantal wijzigingen zou bevatten, waaronder:
- Een nieuw onderdeel op de NEWS2-grafiek voor het scoren van de zuurstofverzadiging bij patiënten met hypercapnisch respiratoir falen (vaak 'type 2' genoemd), om ervoor te zorgen dat zo nodig extra zuurstof wordt voorgeschreven;
- Erkenning van het belang van nieuwe verwarring (of delirium) als een teken van een mogelijk belangrijke klinische verslechtering;
- Een sterke nadruk op het mogelijke gebruik van het NEWS om ernstige sepsis vast te stellen bij patiënten met een bekende of vermoedelijke infectie, of met een hoog infectierisico. Patiënten met een NEWS van 5 of meer lopen een ernstig risico op klinische verslechtering en een slecht klinisch resultaat en hebben dringend onderzoek en interventie nodig.
De Lancashire Teaching Hospitals NHS Foundation Trust was vastbesloten om vóór de streefdatum van 31 maart 2019 met NEWS2 te beginnen. Daarom heeft de Trust ongeveer 350 monitoren geüpgraded met het bijgewerkte protocol, in een zeer uitdagend tijdsbestek, om de doelstelling in het kader van de CQUIN-financiering te halen.
In aanmerking komen voor CQUIN
CQUIN, of Commissioning for Quality and Innovation, is een systeem dat in 2009 in het Verenigd Koninkrijk is ingevoerd om een deel van de inkomsten van zorgaanbieders afhankelijk te maken van het aantonen van verbeteringen op het gebied van kwaliteit en innovatie in specifieke onderdelen van de zorg. Mindray heeft de Trust geholpen dit doel te bereiken: in slechts 7 dagen tijd werden alle 350 monitoringapparaten geüpgraded.
"Om in aanmerking te komen voor de volledige CQUIN-betaling konden we de nadruk leggen op het vermogen van het systeem om met behulp van NEWS2-scores tijdig verslechteringen bij patiënten te signaleren, met name rond sepsis," aldus Susan Birch, projectmanager van de Trust.
"We kunnen nu met zekerheid zeggen dat alle waarnemingen een correct berekende NEWS2-score hebben," voegt Vicky Burton eraan toe. "Dankzij de nauwkeurige berekening van de NEWS2-scores kan ons personeel het NEWS2-actieplan volgen en de nodige zorg escaleren binnen de geadviseerde termijn."
"Dit is een digitale oplossing die patiëntveiligheid op zijn best ondersteunt."
Klinische gebruikers waren verheugd over de overgang naar geautomatiseerde NEWS2-scores en hebben opgemerkt dat het Mindray-systeem de efficiëntie kan verbeteren en de patiëntveiligheid kan vergroten:
"Dat we e-vitale functies rechtstreeks aan onze elektronische patiëntendossiers (EPD) kunnen rapporteren, in realtime, is een enorm voordeel," aldus Eleanor Leadbeater, clinical change agent bij de Lancashire Teaching Hospitals NHS Foundation Trust. "Als de patiënt de NEWS2-score activeert, wordt de escalatieroute gevolgd die wordt weergegeven op de monitor aan het bed, en verschijnen er waarschuwingsberichten: het systeem vertelt de gebruiker wat er moet worden gedaan, op basis van de fysiologische factoren van de patiënt."
Voor Leadbeater is een nationale, gestandaardiseerde score voor vroegtijdige waarschuwing van onschatbare waarde: "Als een patiënt van een andere zorgaanbieder wordt overgeplaatst met een ingevulde waarschuwingsscore, weet je precies wat dat betekent - we spreken allemaal dezelfde taal."
"Dit is een digitale oplossing die de patiëntveiligheid optimaal ondersteunt," voegt Janet Young, hoofd van het digitale programma van Lancashire Teaching Hospitals eraan toe, en ze merkt op dat het geautomatiseerde systeem een aantal stappen wegneemt die risico's met zich mee kunnen brengen. De gegevens die met de Mindray-technologie zijn verzameld, helpen de Trust ook bij het identificeren van gebieden waar opleiding nodig is, waardoor de kwaliteit van de zorg verbetert.
Bovendien helpt de interactie tussen het dashboard en de EPD ook om prioriteit te geven aan patiënten die escalatie nodig hebben, waardoor de Trust zijn middelen uiteindelijk efficiënter kan aanwenden.
"Dit is met name waardevol voor artsen in wachtdienst, die zich overal binnen de Trust kunnen bevinden en verantwoordelijk zijn voor de zorg van grote aantallen patiënten," merkte Birch op.
"Voordat de waarnemingen via het EPR-systeem beschikbaar kwamen, moest de dienstdoende arts naar de afdeling bellen," legt Dr. Omar Ali, klinisch informaticus, uit. "Dit kon soms behoorlijk stressvol zijn, omdat de verpleegkundigen vaak druk bezig waren met patiënten, waardoor de telefoon niet meteen werd opgenomen. Vóór de installatie van het Mindray-systeem duurde het opvragen van de gegevens langer. Doordat ze onmiddellijk toegang hebben tot de waarnemingen, kunnen dienstdoende artsen nu beter prioriteiten stellen en focussen."
Een echt collaboratieve implementatie
Omdat de apparaten werden gebruikt door personeel bij patiënten, vereiste de upgrade een zorgvuldige projectplanning en communicatie met alle afdelingen om de patiëntveiligheid en continuïteit van de dienstverlening gedurende het hele proces te garanderen. Mindray ging zelfs 'een stapje verder' door alle klinische tests, configuratie en upgrades van de monitoren in slechts één week uit te voeren.
"In samenwerking met de Trust, liepen we - van 8 uur 's morgens tot 8 uur 's avonds - met het klinische team en het projectteam over de afdelingen om elke individuele monitor te vinden en te upgraden", aldus Dr. Omar Ali. "Normaal gesproken zou dit proces over een periode van maanden zijn uitgerold, maar we hebben alles uit de kast gehaald om ervoor te zorgen dat we de zeer uitdagende deadline van de Trust konden halen."
Mindray moest in een kort tijdsbestek de interfaceberichten herschrijven om ze aan te passen aan NEWS2, dat aanzienlijke wijzigingen had ondergaan, én drie eGateway-servers upgraden. Het vermogen van het R&D -team om in recordtijd zo'n belangrijke softwarewijziging door te voeren, waarbij NEWS2 op de VS-900 werd geïnstalleerd, was een indrukwekkende prestatie, een feit dat door de Trust werd erkend.
De betrokkenheid van Mindray ging echter veel verder dan het upgraden van de bewakingsapparatuur. Alles werd in het werk gesteld om voor de eindgebruikers een vlotte overgang naar het nieuwe protocol te waarborgen: "Voor het klinisch personeel was het een gemakkelijke overgang naar NEWS2. Het werd in de hele Trust ingevoerd en zeer goed ontvangen, zonder klachten of bezwaren," merkte Birch op.
Terwijl posters en e-mails werden verspreid door de ziekenhuisdirectie, werkte Mindray samen met de Trust om ervoor te zorgen dat het klinisch personeel op de hoogte werd gesteld van de veranderingen.
Mindray werkte samen met afdelingsmanagers, demonstreerde hoe de software eruit zou gaan zien en legde de verschillen aan het personeel uit, zodat zij zich vertrouwd zouden voelen en klaar zouden zijn voor de overstap. Hiermee werd ook verwarring of mogelijk klinisch risico voorkomen.
"We zijn tijdens deze werkzaamheden bijzonder goed geholpen door het Mindray-team," aldus Burton. "Mindray heeft naar onze suggesties geluisterd en onze ideeën in de software verwerkt om een complete NEWS2-opstelling te bieden die voldoet aan alle behoeften die de Lancashire Teaching Hospitals NHS Foundation Trust heeft. Het team was zeer betrokken en heeft zich ingezet om een product van zeer hoge kwaliteit te leveren."
"We hebben met name uitgelegd hoe gebruikers zouden moeten kiezen of een patiënt gecategoriseerd werd als 'schaal één' of 'schaal twee'. Schaal één is een 'normale' patiënt en schaal twee is gecategoriseerd als een patiënt met respiratoir falen of COPD. Dit vormde de belangrijkste uitdaging op het gebied van opleiding en we moesten ervoor zorgen dat het personeel zich volledig bewust was van deze subtiele verandering, zowel tijdens de implementatieperiode als daarna. Om het personeel in korte tijd bij te scholen, was een zeer praktische aanpak nodig," aldus James Swarbrick, territory account manager bij Mindray UK.
"De service die we kregen was zeer professioneel en responsief," bevestigt Young. "Het project werd zowel snel als op schaal opgeleverd. Voordat het systeem live ging, heeft Mindray er alles aan gedaan om ervoor te zorgen dat we klaar waren voor de implementatie, door een bètaversie te demonstreren tijdens vergaderingen met directieleden en hoofdverpleegkundigen, zodat ze vertrouwd konden raken met de look en feel van de interface.”
Kijkend naar de toekomst
De Trust heeft zich ontwikkeld van de aanschaf van slechts een paar apparaten, op ad hoc-basis, tot de implementatie van een groot aantal bewakingsapparaten: in nauwe samenwerking met Mindray is een op maat gemaakte oplossing ontwikkeld.
Vicky Burton, onthulde dat toekomstige werkzaamheden al zijn gestart met het Mindray-team om de Paediatric Early Warning Scores (PEWS) in de Mindray-monitoren op te nemen.
"Het helpen verbeteren van de resultaten voor de patiënt en de efficiëntie van de verpleging zijn hoofddoelen van elk bewakingssysteem voor vitale functies," concludeerde Young.
“Ons systeem is nu live sinds maart en we hebben een aantal zeer positieve statistieken om het gebruik ervan te laten zien en de voordelen die het al biedt voor de ondersteuning van patiëntveiligheid en zorg. Dit project is een geweldige samenwerking geweest tussen de Lancashire Teaching Hospitals en het team van Mindray. We hadden dit echt niet kunnen realiseren zonder de volledige inspanning van het team.”
———— Janet Young
Head of Digital Programme Delivery
Lancashire Teaching Hospitals NHS Foundation Trust
Bronnen:
[1] Clifton, D A, et al, ‘Errors’ and omissions in paperbased early warning scores: the association with changes in vital signs – a database analysis, BMJ Open, (2015)