2,82 miljoen jaarlijkse CBC-tests: Mindray-oplossing voor hematologie zorgt dat grote laboratoria beter presteren

'Tik tak'
Fabiana Gomes Lancellotti, supervisor van de afdeling Hematologie in het CientíficaLab, was klaar met het verzamelen van het laatste sample van de track toen de klok 7 uur wees. Op zo'n vroeg tijdstip klaar zijn met werken zou vroeger zeldzaam zijn geweest.

De afgelopen jaren hebben particuliere laboratoria van derden zich verder ontwikkeld en uitgebreid, ter aanvulling op de diagnosecapaciteit van openbare medische instellingen. CientíficaLab is eigendom van een van de grootste diagnostische laboratoriumketens ter wereld en biedt klinische analysediensten aan 26 ziekenhuizen en 883 poliklinieken in de publieke sector van Brazilië. Alleen al het hoofdlab van CientíficaLab voert 3.000.000 verschillende tests per maand uit, met tot 9000 hematologische tests per dag, in totaal bijna 2.820.000 per jaar. Door de lage brutowinstmarges en grote hoeveelheden samples is er echter een stevige concurrentie tussen laboratoria. Het versterken van de testcapaciteit en het verhogen van de omzet is een prioriteit voor laboratoria.

Voorheen werkten de technici op de hematologieafdeling van CientíficaLab met slechts 13 zelfstandige hematologie-analysatoren en 2 apparaten voor bloedglaasjes. De werkefficiëntie was laag. Er waren 10 tot 12 medewerkers in drie ploegen nodig om de samples op een dag weg te werken. En verouderde apparaten waren vaak defect en moesten wachten op reparatie en herkalibratie. Als gevolg hiervan kon het tot 10 uur duren om alle tests te voltooien, 2 tot 3 uur langer dan het gemiddelde in de branche. Wanneer er een afwijkend sample was, moest het personeel er een glaasje van maken en een rapport afdrukken, ondertussen lopend van het ene naar het andere apparaat op enige afstand van elkaar. Hierdoor kon in het testproces een backlog van glaasjes ontstaan waardoor het personeel al snel met werk werd overstelpt. Het lab ging gebukt onder de verouderde apparatuur en een slecht gestructureerde workflow.

Na diverse bezoeken aan de klant besloot het Mindray-projectteam dat het upgraden van de hematologieapparatuur de hoogste prioriteit had om een hogere doorvoer en efficiëntere verwerking van samples te realiseren. Door twee sets CAL 8000 Cellulaire analyselijnen te installeren, die elk 4 units BC-6800Plus Auto Hematology Analyzers en 1 unit SC-120 Auto Slide Maker Stainer met elkaar verbinden, kunnen technici de naadloze workflow efficiënt voltooien, van het laden en testen van samples tot het opnieuw beoordelen van een afwijkend sample.

Naast de efficiëntie van het testen, helpen de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van testresultaten externe laboratoria ook om erkenning te krijgen van openbare ziekenhuizen. De labXpert-software voor gegevensanalyse van Mindray CAL 8000 kan automatisch afwijkende samples opsporen. De alarm- en markeerfuncties op het grote scherm verbeteren de testnauwkeurigheid effectief, zodat technici de dagelijkse tests met vertrouwen en zonder afleiding kunnen uitvoeren.

Maar de vereisten van laboratoria gaan veel verder. Om nauwkeurige resultaten te krijgen, moet een laboratorium de testkwaliteit controleerbaar en het proces traceerbaar maken. Het Mindray-team heeft de barcodesoftware van het apparaat voor glaasjes aangepast op basis van het intensieve testwerk van CientíficaLab. Wanneer een afwijkend sample wordt geïdentificeerd, hoeft een technicus alleen maar de barcode af te drukken en het sample over te dragen om eenvoudig een microscopisch onderzoek te doen. Bovendien heeft Mindray de Slide Cache Module van de CAL 8000 geoptimaliseerd om het reagensverbruik als gevolg van een backlog van afwijkende monsters te verminderen. Wanneer een medewerker een handmatige controle uitvoert, kunnen de glaasjes in de cache op de lijn worden opgeslagen. Als er sprake is van meerdere afwijkende samples, waarschuwt de bewakingsmodule van de CAL 8000 de technicus onmiddellijk, zodat het lab verspilling van reagentia kan voorkomen.

Natuurlijk gaat het niet altijd goed. Hoewel de automatiseringslijn aan de eisen van de klanten voldeed, moest het lab vanwege het enorme volume rekening houden met ruimte bij het configureren van de apparatuur. De installatie van twee CAL 8000 Cellulaire analyselijnen vereiste ruimte voor twee gangen, waardoor de beperkte ruimte in het laboratorium nog meer onder druk kwam te staan.

Na herhaaldelijk de werkroutes van de technici te hebben gesimuleerd, kwam Mindray met een oplossing op maat: de installatie van twee geautomatiseerde lijnen tegenover elkaar, maar de ene zo geconfigureerd dat zijn sampleroute in dezelfde richting loopt als die van de andere. Dankzij dit unieke ontwerp kon slechts één technicus snel een groot volume samples op beide lijnen tegelijk verwerken, waardoor de kortste en meest tijdbesparende werkroutes mogelijk werden.

Bovendien stond het Mindray-team tijdens de conversie voortdurend in contact met het laboratorium om een grondig idee te krijgen van de lay-out van het laboratorium en de plaatsing van nutsleidingen, en kon het team snel een aangepaste implementatie voltooien zonder onderbreking van de lopende werkzaamheden.

Sinds de implementatie van de op maat gemaakte oplossing van Mindray heeft CientíficaLab een opmerkelijke sprong voorwaarts gemaakt in werkefficiëntie en prestaties. Nu kan het lab testrapporten snel verwerken, met een 50% hogere testproductiviteit. Het personeel kan nu gemakkelijker werken en meer werk op zich nemen. Het gemiddelde aantal samples dat elke technicus kan verwerken, is gestegen van 1300 tot 2000 per dag. Het percentage herhalingen bij CientíficaLab is gedaald van 14% naar 3%. De hematologieparameters van Mindray, die van groot klinisch belang zijn, vergroten ook het vertrouwen van de technici.